6 Startup Finansial 1 1

Understanding Supplier Invoice: Its Importance for Businesses

For businesses that collaborate with multiple suppliers, managing supplier invoices can often be challenging. There may be errors or delays in processing invoices, leading to financial losses and complaints from suppliers.

But how important is supplier invoice management, and what are effective ways to streamline the process? This article will explore it, covering the definition, key benefits, and easy tips for managing supplier invoices.

What is Meant by Supplier Invoice?

Throughout their business cycle, companies incur various expenses for procurement, whether it be for goods or services. In each transaction, the company receives invoices from different types of vendors, such as material suppliers, software subscription fees, or even outsourced labor.

These invoices from vendors or suppliers are commonly referred to as supplier invoices.

Infographic Understanding Supplier Invoice Its Importance for Businesses

Why Does Business Need Supplier Invoice Management?

There are several reasons why managing supplier invoices can be complex. One of them is the involvement of numerous suppliers, especially when invoice formats often differ. Some supplier invoices are still received in the form of printed documents sent via mail.

These factors can make handling supplier invoices time-consuming. Therefore, supplier invoice management requires special attention for the following reasons:

1. Time-saving

Reducing manual handling of invoices is crucial for efficient supplier invoice management. Avoid having staff spend excessive time entering data into spreadsheets and sending files back and forth for approval from all stakeholders.

Implement an automated invoice management process that reduces processing time, improves efficiency, and enhances accuracy. This can be achieved with the help of software.

2. Minimizing the risk of errors

Utilizing technology not only enhances efficiency but also promotes transparency. Use a software platform that can be accessed by multiple users, allowing stakeholders involved in invoice management to monitor the process regularly.

With a centralized platform, the company can avoid various invoicing risks, such as delayed approvals from managers or duplicate payments.

3. Maintaining good relationships with suppliers

Processing supplier invoices inaccurately not only has financial implications but also risks damaging relationships with vendors. Errors such as late payments and late fees can be detrimental to both parties and may even lead to the consideration of terminating the partnership.

Risks associated with invoice management can be mitigated by automating repetitive tasks. The company needs to invest in suitable software. The procurement team can then set up the company’s account and manage access for login purposes.

Typically, automated invoicing software has an API (Application Programming Interface) foundation, which combines various applications into one platform. This allows users to access multiple services by purchasing a single software product.

4. Preparation for audits

Auditing processes examine a company’s accounting practices. By having centralized storage of financial data, the company does not need to gather audit materials from various sources. At such times, the use of API software can be highly advantageous for businesses.

Easy Tips for Processing Supplier Invoices

Businesses can try the following tips for more efficient and accurate supplier invoice management:

1. Digitize invoices and approvals

It is time for companies to abandon outdated methods such as manually entering data into spreadsheets. Use an API platform to upload invoices, and with just a few clicks, important information within the invoices can be directly forwarded to the finance manager for approval.

All involved parties can easily track the billing status, provided they have login access to the platform. There will be no more repetitive tasks, such as passing around paper invoices for signatures between billing staff and managers.

2. Create a comprehensive checklist for each invoice

Create a complete checklist to review each invoice and ensure efficient processing. This checklist helps ensure that all necessary information is included in the billing document. The information should include at least:

  • Client name
  • Invoice number
  • Invoice date
  • Payment terms or due date
  • Sales representative
  • Product or service details

3. Eliminate duplicates and fictitious invoices

Incoming invoices to the finance team may sometimes be duplicated due to human error or even potential misuse. Detecting duplicate or fraudulent invoices can be challenging, especially when staff members have to review dozens or hundreds of invoices daily.

However, such issues can be prevented through automated invoice management. By utilizing software features, the company can match supplier invoices with purchase orders or order request documents.

4. Integrate data for expenditure monitoring

The finance team requires a significant amount of data to validate supplier invoices. With a platform that integrates all transactional data within the company, the finalization process becomes faster and easier.

See also video tutorials from financial and business from Jack.

In addition to supplier invoices, the finance team also needs to process other expenses such as employee salaries, reimbursements, and customer refunds. Having a single platform for all these tasks enables financial managers to make data-driven decisions regarding budget allocation, expense control, and cash flow management.

By automating supplier invoice management using the right software, businesses can significantly improve process efficiency and accuracy.

Use Jack for your business needs


Not only does it have a positive impact on the company’s relationship with suppliers, but it also optimizes overall financial operations. Embracing technological solutions enables businesses to tackle challenges, adapt quickly, and achieve comprehensive financial optimization.

List of Inspiration for Opening an Arts Startup

Previous article

Example of Using a Credit Card to Run a Business

Next article

You may also like


Mengenal Supplier Invoice, Apa Fungsi Pentingnya Bagi Bisnis?

Bagi bisnis yang bermitra dengan banyak supplier pasti pernah mengalami kesulitan dalam mengelola supplier invoice. Terkadang terjadi kekeliruan atau keterlambatan dalam memproses tagihan yang berujung pada kerugian finansial dan komplain dari supplier.

Sebenarnya, seberapa penting manajemen untuk supplier invoice dan bagaimana cara yang efektif untuk mengatur prosesnya? Artikel ini akan mengulasnya mulai dari definisi, manfaat penting, sampai tips mudah dalam mengatur invoice tagihan dari supplier.

Apa yang Dimaksud dengan Supplier Invoice?

Sepanjang siklus bisnisnya, setiap perusahaan mengeluarkan banyak biaya untuk pengadaan baik itu untuk barang maupun jasa. Dalam setiap transaksi, perusahaan akan menerima faktur dari berbagai jenis vendor yang berbeda, semisal barang material, biaya langganan software, bahkan tenaga kerja outsourcing.

Tagihan dari vendor atau supplier itulah yang biasa disebut sebagai supplier invoice.

Infografis Mengenal Supplier Invoice, Apa Fungsi Pentingnya Bagi Bisnis

Mengapa Bisnis Perlu Manajemen Supplier Invoice?

Ada beberapa alasan mengapa proses pengelolaan invoice dari supplier menjadi sangat kompleks. Salah satunya jika jumlah supplier yang terlibat sangat banyak, apalagi format invoice juga sering kali berbeda-beda. Beberapa supplier invoice masih dikirim dalam bentuk kertas cetak yang dikirim melalui pos.

Beberapa faktor tersebut dapat membuat penanganan supplier invoice menjadi lebih memakan waktu. Karena itu, manajemen tagihan supplier perlu perhatian khusus dengan berbagai alasan berikut:

1. Menghemat waktu

Bentuk penanganan tagihan secara manual perlu dikurangi dalam menyusun manajemen supplier invoice. Jangan biarkan staf menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet dan mengirimkan file untuk persetujuan secara bolak-balik ke semua stakeholder.

Mulai implementasikan proses manajemen tagihan secara otomatis yang dapat mengurangi waktu penyelesaian dan meningkatkan efisiensi serta akurasi. Hal itu bisa diwujudkan dengan bantuan software.

2. Meminimalkan risiko kesalahan

Pemanfaatan teknologi tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi, namun juga transparansi. Gunakan platform software yang bisa diakses multi users, sehingga orang-orang yang berkepentingan untuk mengurusi penagihan dapat memonitor prosesnya secara berkala.

Dengan adanya satu platform terpusat, perusahaan juga bisa menghindari berbagai risiko kesalahan dalam penagihan, seperti tertundanya persetujuan dari manajer ataupun pembayaran ganda.

3. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Kesalahan dalam pemrosesan supplier invoice tidak hanya berdampak secara finansial, tapi juga berisiko merusak hubungan baik dengan vendor. Kesalahan seperti pembayaran yang terlambat serta denda keterlambatan akan merugikan kedua pihak dan mungkin saja menjadi pertimbangan untuk tidak melanjutkan kerja sama.

Risiko kesalahan dalam mengelola tagihan bisa dihindari jika urusan-urusan yang repetitif bisa diatur supaya berjalan otomatis. Perusahaan hanya perlu mengerahkan biaya di awal untuk memilih software yang tepat. Selanjutnya, tim pengadaan barang melakukan set up account perusahaan dan mengatur siapa saja yang memiliki akses untuk login.

Biasanya, software untuk invoicing otomatis memiliki basis API atau Application Programming Interface, teknologi yang menggabungkan berbagai app dalam satu platform. Dengan begitu, pengguna bisa mendapatkan berbagai layanan dengan membeli satu produk software saja.

4. Sebagai persiapan untuk audit

Proses audit akan memeriksa akuntansi perusahaan. Dengan memiliki penyimpanan data-data keuangan yang terpusat, perusahaan tidak perlu mengumpulkan berbagai bahan audit dari berbagai sumber. Pada saat-saat seperti itulah penggunaan software API akan sangat menguntungkan bisnis.

Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.

Tips Mudah dalam Memproses Supplier Invoice

Bisnis bisa mencoba tips-tips berikut untuk pengelolaan supplier invoice yang lebih efisien yang akurat:

1. Digitalisasi invoice dan persetujuannya

Sudah saatnya perusahaan meninggalkan cara-cara lama seperti manual data entry ke spreadsheet. Gunakan platform API untuk mengunggah invoice dan hanya dengan beberapa kali klik saja, informasi penting dalam tagihan bisa langsung diteruskan ke manajer keuangan untuk disetujui.

Seluruh orang yang terlibat juga bisa dengan mudah melacak status penagihan, asalkan mereka punya akses untuk login ke platform. Tidak akan ada lagi pekerjaan yang berulang-ulang seperti bergiliran menandatangani kertas tagihan antara staf penagihan dan manajer.

2. Buat daftar informasi lengkap untuk setiap invoice

Buat checklist lengkap untuk memeriksa setiap invoice supaya pemrosesannya tidak memakan banyak waktu. Daftar periksa ini dapat memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tertera di dokumen penagihan. Informasi tersebut setidaknya harus mencakup:

  • Nama klien
  • Nomor invoice
  • Tanggal invoice
  • Ketentuan pembayaran atau tanggal jatuh tempo
  • Perwakilan sales
  • Detail produk atau layanan

3. Hilangkan duplikat dan tagihan fiktif

Tagihan yang masuk ke tim keuangan bisa saja terduplikat karena human error, mungkin juga karena ada penyalahgunaan. Tagihan ganda ataupun tagihan palsu akan sulit terdeteksi terlebih jika staf harus memeriksa puluhan hingga ratusan tagihan setiap harinya. Tentu dampaknya akan dirasakan saat proses audit nanti.

Manajemen tagihan otomatis dapat mencegah masalah seperti itu. Dengan memanfaatkan fitur pada software, perusahaan bisa mencocokkan supplier invoice dengan purchase order atau dokumen permintaan pesanan.

4. Integrasikan data untuk monitor pengeluaran

Tim finance perlu banyak data untuk validasi tagihan dari supplier. Dengan adanya platform yang mengintegrasikan seluruh data transaksi perusahaan, proses finalisasinya akan menjadi lebih cepat dan mudah.

Selain supplier invoice, tim keuangan juga perlu memproses biaya-biaya lain, seperti gaji karyawan, reimbursement, dan biaya refund ke konsumen. Satu platform untuk segala urusan akan memudahkan manajer keuangan dalam membuat keputusan yang berbasis data tentang alokasi anggaran, pengendalian pengeluaran, dan manajemen arus kas.

Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda


Dengan mengotomasi manajemen supplier invoice menggunakan perangkat lunak yang tepat, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses secara signifikan. Bukan hanya berdampak positif pada hubungan perusahaan dengan supplier, perusahaan juga dapat mengoptimalkan keuangan secara menyeluruh.

List of Inspiration for Opening an Arts Startup

Previous article

Understanding Supplier Invoice: Its Importance for Businesses

Next article

You may also like