2 Manfaat Otomatisasi Pengeluaran Untuk Bisnis 1 1

Automating Purchase Order for Business Efficiency, How to Do It?

For businesses that handle various products and work with multiple suppliers, a purchase order is a crucial document. This document can protect the rights and obligations as agreed upon between the two parties.

So, what are the important benefits of a purchase order for companies? Let’s explore further, starting from the definition, benefits, how it works, to tips for creating an effective purchase order.

Definition of Purchase Order

Membuka Rekening Bank Perusahaan

According to Spendesk, a purchase order (PO) is a document used by a company to order goods or services from a supplier. The document is initiated by the buyer.

Fundamentally, a PO contains details about the ordered goods or services, including quantity, price, delivery requirements, and payment terms.
Once the buyer and supplier have signed the purchase order document, the agreement between the two parties becomes legally binding. Therefore, the PO document holds legal power as evidence in case of any violations.

Infographic Automating Purchase Order for Business Efficiency, How to Do It

Types of Purchase Order

As an agreement document between a buyer and a supplier, a PO can be created in several types:

1. Standard Purchase Order (PO)

The first type, a standard PO, is the most commonly used. This type of PO requires more specific information compared to the other three types, as it is generally used for one-time orders or not for long-term contract orders.

For example, if a company is purchasing office furniture, a standard PO will be used. Since furniture is not likely to be replaced in the near future, the supplier will provide the items for a single delivery.

2. Planned Purchase Order (PPO)

A PPO, or planned purchase order, includes the same level of detailed information as a standard PO, but the delivery date and location are not yet determined. Usually, the delivery time is estimated, such as between June 1 – 10, 2023.

Companies use PPOs to order items that need restocking within a specific time frame. Therefore, a PPO serves as a reference for the supplier to anticipate future orders.

3. Blanket Purchase Order (BPO)

A BPO is sometimes referred to as a “standing order.” This type of PO serves as an agreement document between the buyer and the supplier where the quantity of the order is not specified. However, the delivery details, such as location and time, are determined.

A business can use a BPO to order items such as printer paper. The quantity for subsequent orders may be difficult to predict as the stock of paper may not be depleted in the same amount for each usage period.

In such situations, a business can prepare a BPO document. However, because the supplier may not be able to fulfill the order quantity due to uncertainties, purchasing with a BPO mechanism usually imposes a maximum limit on the quantity that can be ordered.

4. Contract Purchase Order (CPO)

A CPO is ideally used for long-term collaborations, meaning this type of PO is suitable for businesses that already have established suppliers.
Compared to other types of POs, a CPO is the most flexible. Buyers and suppliers negotiate a series of terms, such as requesting a certain percentage of discounts. The content of a CPO is not detailed in terms of the list, quantity, price, or delivery dates. The only requirement is the legal terms between the two parties.

Reasons Why Purchase Order is Important for Companies

In the procurement process, the purchase order document is crucial and mandatory for the following reasons:

1. Minimizing the risk of errors

The use of POs helps to avoid order errors, incorrect deliveries, and excess inventory. These risks can be mitigated by ensuring that the PO document includes clear requirements and specifications of the goods or services.

Misinterpretation can occur when placing orders over the phone. Therefore, always use the purchase order document as a reference when making orders.

2. Increasing transparency

A purchase order provides transparency in the procurement process by providing detailed records of each purchase transaction. Details such as price, quantity, and product specifications are clearly documented in the PO, ensuring all parties involved have written clarity on the items to be delivered to the buyer.

3. Providing legal protection

As mentioned earlier, an agreement made with a purchase order document is legally binding. The PO serves as written evidence of the purchase agreement, including the purchase, price, and other terms, and can be used as a basis for resolving disputes.

4. Controlling expenses

Effective budget control is achieved with the use of purchase orders. This document helps allocate funds and restrict spending only to authorized orders, preventing unauthorized procurement. With clear written records for each order, companies can track expenses, monitor budgets, and avoid unplanned expenditures.

Difference Between Purchase Order and Invoice

A purchase order and an invoice are two different documents that are part of the same process. A PO is a document initiated by the buyer that clearly specifies the ordered goods, while an invoice is a billing document issued by the seller.

Therefore, these two documents are closely related. For example, if the finance team doubts the validity of an invoice, they can refer to the purchase order document to match the details.

The Process of Creating a Purchase Order

Given its legal significance, the creation of a purchase order document may involve a lengthy process, often requiring approval from multiple levels of management. Additionally, supplier evaluation can further lengthen the process.

Therefore, active participation from all stakeholders is necessary. What are the steps involved in creating this document?

1. Buyer identifies the items to be ordered

The company begins by identifying the items that need to be ordered from the supplier. The responsible staff then drafts the PO, including details such as product descriptions, quantity, price, and delivery requirements.

2. Approval and verification

The PO is then reviewed by all stakeholders, including purchasing managers. This process ensures that the order aligns with the budget, requirements, and company policies. Once all stakeholders provide their approval, the PO document is sent to the supplier.

3. Order confirmation and purchase

The supplier confirms the order, including the availability of the goods, final price, and delivery schedule. Afterward, the goods are delivered as specified in the PO.

4. Confirmation of receipt

The company receives the delivered goods from the supplier and checks for conformity with the PO document. Some aspects to be checked include the condition and quantity of the goods. If any discrepancies arise in relation to the agreed terms in the PO, the company can immediately inform the supplier.

5. Billing and payment

After the goods are received, the supplier sends an invoice. The company then makes payment according to the amount stated on the invoice. The payment timeframe should adhere to the agreement stated in the PO. Therefore, the rights of the supplier are protected, avoiding payment delays.

The Best Way to Create a Purchase Order

Automation and efficiency go hand in hand. Automation is the key to an efficient process, reducing the time required, especially for repetitive tasks such as document creation.

The use of software is one tool for automating the purchase order creation process. Various software brands offer features for PO processing, using different names such as purchase order management, procurement management, and supplier management software.

However, the functions of these software options are relatively similar in relation to procurement and utilizing AI-powered technology. This means that automation features are the main advantage, allowing for a reduction in manual work, including the creation of purchase order documents.
Here are some tips to maximize the use of software in the purchase order creation process:

1. Create a purchase order template

Robots work faster than humans, and their completion time can save dozens to tens of hours. However, to ensure accurate execution, the data entered must also be accurate.

Therefore, ensure that the required data in the purchase order aligns with company policies and use it as a template for future orders. Afterward, there is no need to manually recreate the PO, and it can be directly sent to the supplier.

2. Set standard purchase order criteria

Invoicing software can be set to evaluate whether the order meets the company’s standard policies. For this, the following information needs to be input before activating the related feature:

  • Order quantity limits
  • Previous transaction history with the supplier
  • Production cycles

If an order does not meet the criteria, the software bot will flag the purchase request and automatically send it to the purchasing team for review.

See also video tutorials from financial and business from Jack.

3. Data integration between the buyer and supplier

Companies can request various purchasing-related data from suppliers to integrate it with their internal data. This allows for faster and easier tracking and confirmation of each transaction.

4. Provide account access to all stakeholders

The approval of a purchase order involves multiple parties. To expedite the process, provide platform login access to authorized personnel for approval.

Through this platform, they can directly review and verify the completeness of the order. This is much more efficient than passing around printed documents for signatures.

Use Jack for your business needs


The use of technology offers new opportunities for companies to face challenges and adapt quickly. By harnessing the power of automation provided by various PO processing software, companies can improve efficiency, expand their market, and enhance the customer experience.
For companies seeking digital transformation, PO software will be a driving force. Gradually, repetitive tasks can be taken over by technology, from payroll systems to document creation such as purchase orders.

Definition of Deferred Tax Receivable in Taxation

Previous article

Understanding Accounts Receivable Turnover to Increase Business Profit

Next article

You may also like

2 Manfaat Otomatisasi Pengeluaran Untuk Bisnis 1

Otomatiskan Purchase Order untuk Efisiensi Bisnis, Bagaimana Caranya?

Bagi bisnis yang menangani beragam produk dan bekerja dengan banyak supplier, purchase order menjadi dokumen wajib. Dokumen ini dapat melindungi hak dan kewajiban sesuai kesepakatan antara dua pihak.

Lantas, apa saja manfaat penting purchase order bagi perusahaan? Simak ulasan selengkapnya mulai dari definisi, manfaat, cara kerja, hingga tips membuat purchase order yang efektif.

Definisi Purchase Order

Dikutip dari Spendesk, purchase order (PO) adalah suatu dokumen yang digunakan perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari supplier. Penulisan dokumen ini berasal dari pihak pembeli.

Secara mendasar, PO berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk kuantitas, harga, persyaratan pengiriman, dan syarat pembayaran.
Ketika pembeli dan supplier sudah menandatangani dokumen purchase order, maka perjanjian di antara keduanya telah sah dan mengikat secara hukum. Maka, bisa dikatakan bahwa dokumen PO memiliki kekuatan hukum sebagai bukti jika terjadi pelanggaran.

Infographic Otomatiskan Purchase Order untuk Efisiensi Bisnis, Bagaimana Caranya

Jenis-jenis Purchase Order

Sebagai dokumen perjanjian antara pembeli dan supplier, PO bisa dibuat dalam beberapa jenis yaitu:

1. Standard Purchase Order (PO)

Jenis yang pertama, PO dalam bentuk standar merupakan jenis yang paling banyak digunakan. PO jenis ini memerlukan informasi yang lebih spesifik dibandingkan ketiga jenis PO lainnya karena umumnya dipakai hanya untuk pesanan satu kali atau tidak untuk pemesanan dengan kontrak jangka panjang.

Semisal perusahaan membeli furnitur untuk ruang kantor, maka PO standar yang akan digunakan. Karena umumnya pemakaian furnitur tidak akan berganti dalam waktu dekat, supplier akan menyediakan barang untuk sekali pengiriman saja.

2. Planned Purchase Order (PPO)

PPO atau purchase order terencana mencakup tingkat detail informasi yang sama dengan PO standar, tetapi tanggal dan lokasi pengirimannya belum ditentukan. Biasanya, waktu pengiriman hanya ditulis berupa perkiraan saja, semisal antara tanggal 1 – 10 Juni 2023.

Perusahaan memakai PPO untuk memesan barang yang butuh restock dalam jangka waktu tertentu. Karena itu, PPO fungsinya sebagai acuan bagi supplier untuk mengantisipasi adanya pesanan di waktu mendatang.

3. Blanket Purchase Order (BPO)

BPO terkadang disebut juga dengan istilah “standing order”. PO jenis ini berfungsi sebagai dokumen kesepakatan antara pembeli dan supplier di mana kuantitas pesanan tidak tercantum. Meskipun begitu, detail pengiriman berupa lokasi dan waktu sudah ditentukan.

Suatu bisnis bisa menggunakan BPO untuk memesan barang seperti kertas printer. Jumlah barang untuk pemesanan selanjutnya akan sulit diprediksi karena stok kertas tidak selalu habis dalam jumlah sama untuk setiap jangka waktu pemakaian.

Dalam situasi semacam itu, bisnis dapat menyiapkan dokumen BPO. Namun karena supplier berisiko tidak bisa memenuhi jumlah pemesanan karena adanya unsur ketidakpastian, biasanya pembelian dengan mekanisme BPO akan membatasi jumlah maksimum barang yang bisa dipesan.

4. Contract Purchase Order (CPO)

CPO paling ideal digunakan untuk kerja sama jangka panjang, artinya PO jenis ini pas menjadi pilihan bisnis yang sudah memiliki supplier langganan.
Dibanding jenis PO lainnya, CPO sifatnya paling fleksibel. Pembeli dan supplier dalam menegosiasikan serangkaian persyaratan semisal permintaan diskon sekian persen. Isi CPO juga tidak mendetail terkait daftar, jumlah, harga, maupun tanggal pengiriman.

Satu-satunya yang wajib ada dalam CPO adalah persyaratan hukum di antara kedua pihak.

Alasan Mengapa Purchase Order Penting bagi Perusahaan

Dalam proses pengadaan barang, dokumen purchase order sangat penting dan menjadi keharusan karena alasan-alasan berikut:

1. Meminimalkan risiko kesalahan

Penggunaan PO membantu menghindari kesalahan pesanan, pengiriman yang tidak tepat, dan kelebihan stok. Risiko kesalahan tersebut dapat dihindari dengan memastikan dokumen PO mencakup persyaratan dan spesifikasi barang atau layanan yang jelas.

Mungkin saja terjadi salah penafsiran antara pembeli dan supplier terkait pesanan yang dilakukan lewat telepon. Karena itu, selalu jadikan dokumen purchase order sebagai rujukan saat melakukan pemesanan.

2. Meningkatkan transparansi

PO memberikan transparansi dalam proses pengadaan dengan menyediakan catatan terperinci tentang setiap transaksi pembelian. Detail seperti harga, kuantitas, dan spesifikasi produk dicatat dengan jelas dalam dokumen PO, sehingga semua pihak terkait memiliki kejelasan tertulis mengenai barang yang harus dikirim ke pembeli.

3. Memberikan perlindungan hukum

Seperti yang sudah disebutkan, perjanjian yang dibuat dengan dokumen purchase order berlaku sah secara hukum. PO bisa menjadi bukti tertulis mengenai persetujuan pembelian, harga, dan syarat-syarat lainnya dan dapat dijadikan dasar dalam menyelesaikan sengketa.

4. Mengontrol pengeluaran

Kontrol anggaran menjadi lebih maksimal dengan adanya dokumen purchase order. Dokumen ini bisa membantu mengalokasikan dana dan membatasi pengeluaran hanya untuk pesanan yang sah, sehingga menghindari adanya penyelewengan dalam pengadaan barang.

Dengan adanya catatan tertulis yang jelas untuk setiap pesanan, perusahaan dapat melacak pengeluaran, memonitor anggaran, dan menghindari pengeluaran yang tidak direncanakan.

Apa Beda Purchase Order dan Invoice?

Purchase order dan invoice merupakan dua dokumen berbeda namun terlibat dalam satu proses yang sama. PO sebagai dokumen permintaan dari pembeli yang merinci dengan jelas terkait barang pesanan. Jadi jika ada pertanyaan, “Siapa yang mengeluarkan PO?”, maka jawabannya adalah dari pembeli itu sendiri.

Sedangkan invoice atau faktur sebagai penagihan pembayaran atas barang dan jasa dan dikeluarkan oleh penjual.

Karena itu, kedua dokumen ini terkait erat. Semisalnya jika ada kasus ketika tim keuangan meragukan validitas invoice, mereka bisa langsung mengacu pada dokumen purchase order dan mencocokkan detailnya.

Proses Pembuatan Purchase Order

Melihat posisinya sebagai pengikat yang sah di mata hukum, pembuatan dokumen purchase order bisa melewati proses panjang. Apalagi prosesnya sering kali melibatkan persetujuan dari beberapa tingkat manajemen. Belum lagi dengan adanya evaluasi supplier membuat prosesnya menjadi lebih panjang.

Karena itu semua pihak terkait perlu terlibat secara aktif. Bagaimana langkah-langkah pembuatan dokumen ini?

1. Pembeli memutuskan barang-barang yang akan dipesan

Pertama, perusahaan mulai mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang perlu dipesan ke supplier. Staf yang bertanggung jawab mulai menyusun draft PO yang mencakup rincian seperti deskripsi produk, jumlah, harga, dan persyaratan pengiriman.

2. Persetujuan dan verifikasi

PO kemudian diperiksa oleh semua stakeholder termasuk manajer purchasing. Proses ini memastikan pesanan sesuai dengan anggaran, persyaratan, dan kebijakan perusahaan. Setelah semua stakeholder memberikan persetujuan, dokumen PO mulai dikirim ke supplier.

3. Konfirmasi pesanan dan pembelian

supplier mengkonfirmasi pesanan, termasuk ketersediaan barang, harga final, dan jadwal pengiriman. Setelah itu, barang dikirimkan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam PO.

4. Konfirmasi penerimaan

Perusahaan menerima barang yang dikirimkan oleh supplier dan memeriksa kecocokan dengan dokumen PO. Beberapa hal yang harus diperiksa di antaranya kondisi dan jumlah barang.

Jika ada ketidaksesuaian dengan kesepakatan di PO, perusahaan dapat langsung mengkonfirmasi ke supplier.

5. Penagihan dan pembayaran

Setelah barang diterima, supplier mengirimkan faktur. Perusahaan lantas melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera di invoice.
Waktu pembayaran juga harus mengikuti kesepakatan dalam PO. Jadi, hak supplier juga dilindungi dengan adanya PO karena menghindari adanya keterlambatan pembayaran.

Apa Cara Terbaik untuk Membuat Purchase Order?

Automasi dan efisiensi adalah dua hal yang tidak terpisahkan. Automasi menjadi kunci efisien proses, mempercepat durasi pengerjaan terutama untuk pekerjaan repetitif seperti pembuatan dokumen.

Penggunaan software menjadi salah satu alat untuk automasi proses pembuatan PO. Beberapa merek software yang menyediakan fitur pemrosesan PO menggunakan variasi nama berbeda-beda, antara lain purchase order management, procurement management, dan supplier management software.

Namun fungsi berbagai pilihan software tersebut relatif sama berkaitan dengan pengadaan barang dan menggunakan teknologi AI-powered. Artinya, fitur otomatisasi menjadi keunggulan utama sehingga kerja-kerja manual bisa mulai dikurangi, termasuk pembuatan dokumen PO.

Berikut beberapa tips untuk memaksimalkan penggunaan software dalam proses pembuatan purchase order:

1. Buat template pesanan pembelian

Robot bekerja lebih cepat dari manusia, waktu yang dibutuhkannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan bisa menghemat waktu belasan hingga puluhan jam. Namun, supaya robot bisa melakukan perintah dengan akurat, data yang dimasukkan juga harus akurat.

Karena itu, pastikan data-data yang harus ada dalam purchase order sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan lalu jadikan sebagai template untuk pesanan-pesanan berikutnya. Setelahnya, perusahaan tidak perlu lagi membuat ulang PO secara manual dan bisa langsung mengirimkannya ke supplier.

2. Atur standar pesanan pembelian

Software invoicing bisa diatur untuk menilai apakah pesanan sudah sesuai dengan standar kebijakan dari perusahaan. Untuk itu, beberapa hal ini perlu di-input terlebih dahulu sebelum mengaktifkan fitur terkait:

  • Batas jumlah pesanan
  • Riwayat transaksi sebelumnya dengan supplier
  • Siklus produksi

Misalkan pemesanan tidak sesuai kriteria, bot software akan menandai permintaan pembelian dan secara otomatis mengirimkannya ke tim purchasing untuk ditinjau ulang.

Lihat juga video tutorial dari dunia finansial dan bisnis dari Jack disini.

3. Integrasi data antara pembeli dan supplier

Perusahaan dapat meminta supplier untuk berbagai data terkait pembelian untuk mengintegrasikannya dengan data internal perusahaan. Dengan begitu, setiap transaksi bisa dilacak dan dikonfirmasi dengan lebih cepat dan mudah.

4. Berikan akses akun ke semua stakeholder

Persetujuan dokumen purchase order melibatkan berbagai pihak. Untuk mempercepat prosesnya, berikan akses login platform ke pihak-pihak yang berwenang dalam memberi persetujuan.

Dari satu platform itu, mereka bisa langsung meninjau dan memverifikasi kelengkapan isinya. Hal ini jelas lebih efisien dibanding menyerahkan dokumen kertas cetak secara bergiliran untuk ditandatangani.

Gunakan Jack untuk kebutuhan bisnis Anda


Penggunaan teknologi memberikan peluang baru bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan dan beradaptasi dengan cepat. Dengan memanfaatkan kekuatan otomatisasi yang ditawarkan berbagai software untuk pemrosesan PO, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, memperluas pasar, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Bagi perusahaan yang ingin melakukan transformasi digital, PO software akan menjadi penggerak utama. Pelan-pelan, setiap pekerjaan yang repetitif bisa mulai diambilalih teknologi ini, mulai dari sistem payroll, hingga pembuatan dokumen seperti purchase order.

Types and Benefits of Corporate Credit Cards

Previous article

Definition of Contingent Receivables: Types and Components

Next article

You may also like